■社内の文書に無断押印～判明した時の対応の積み重ねがポイント～

市役所の職員が、決裁者の印が
必要な書面に無断で押印をした
として処分された事例が報道
されました。

民間企業においても決裁者の
印を求めるケースということは
多いと思いますが、

理由はいろいろあるにせよ
無断で決裁者の印を押して
後からトラブルになるという
ことがあります。

この問題、仲間同士で指摘が
しづらいということもあり、

「今度から気をつけて」と
口頭で済ませてしまうから
大事になるまでなくならない
という性質があります。

招いてしまう「たいしたことない」という気持ち

たとえ無断の押印が会社に
わかっても、口頭注意で
終わるのであれば、

「たいしたことない」という
気持ちが生まれ、ルールが
腐ってしまうことがあります。

日ごろの積み重ねが大切で
処分の程度は軽いものでも
懲戒処分をしていくことで
秩序が維持される類のものです。

むやみに社内に公表をする
必要はありませんが、社内に
公表することにより、

他の従業員の襟を正す効果が
あり、良い循環をもたらし
やすい事項です。

状況によっては、処分の
公表を検討しても良いでしょう。

「押しておきますね」「よろしく」を防ぐ

もうひとつ防がなくては
いけないのは、

「印鑑押しておきますね」
「よろしく」という
印鑑を押すことだけ承認を
取っているという行為です。

めくらばんの横行ですね。。。
会社として問題がないので
あれば良いのですが、

いざトラブルになると
「決裁書面の説明がない部下が
悪い」とか「上司に印を押す
ことを確認した」というように

お互いのせいにする泥仕合
を見ることになります。

責任の所在も含めて規程により
ルール化をすると良いでしょう。
電子承認を取り入れている
会社も同様です。

お問い合わせ電話番号：０５２－４１４－５６０３（2018年8月8日掲載-541）

※　写真はイメージです